段取りの立て方と仕事の進め方

楽しく仕事をするために

そもそもの基本を知る

例えば電話に出るという動作ですが、会社の電話の応対は入社したばかりの新入社員がまず学ぶところでしょう。
電話の機種にもよりますが、電話に出て、自分の名前を名乗る、そして相手の名前や役職を把握する、用件を聞く、対象に取り次ぐという流れを一連の動きとします。
この流れは、その会社独自のやり方が盛り込まれるとしても、おおむねどこも一緒でしょう。
そしてそれが社会のルールという常識という言葉で表現されることもあります。
ではなぜ常識なのか、それは電話は相手に用件があって架かってくるもの、若しくは架けるものだからです。
そして次に大切なのは、利用している場所です。会社の電話ということは、会社に宛てて架かってくるということ。
この二つが基本事項です。
こうしたそもそもの基本を知ること、若しくは学ぶことが重要です。

自分なりの決め事を定める

次に自分なりのルールを定めることです。例えば引き続き電話で説明しましょう。
いつも架けてくる相手方の場合、声のトーンや時間帯などから大体誰宛てか想像がつくこともあるでしょう。
そうすると電話の対応も、もっと短時間で大正につなげることが可能ですね。
でもその手法はルールとして定められたものではありません。自分が経験した中で誕生した決め事とも言えます。
電話の対応だけではありません。
物事を進めるためにスムーズに短時間で結果を出すために、自分なりのリズムが生まれることがあるでしょう。
これこそが段取りの第一歩と言えるのです。もし無意識で行っていたのであれば、それは段取りの初歩をクリアしていると考えても良いのです。


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